ترجمه رسمی مدارک یکی از مراحل مهم در فرایندهای مهاجرت، ادامه تحصیل، دریافت ویزا یا همکاری با نهادهای بین‌المللی است. کوچک‌ترین نقص یا اشتباه در آماده‌سازی مدارک می‌تواند منجر به رد ترجمه یا تأخیر در فرایندهای اداری شود. در این مقاله به صورت کامل و کاربردی توضیح می‌دهیم که چگونه مدارک خود را به‌درستی برای ترجمه رسمی آماده کنید تا از اتلاف وقت، هزینه و انرژی جلوگیری شود.

۱. ترجمه رسمی چیست و چه مدارکی را شامل می‌شود؟

ترجمه رسمی، ترجمه‌ای است که توسط مترجم رسمی قوه قضائیه انجام شده و دارای مهر و امضا و تاییدات رسمی (در صورت نیاز) است. این نوع ترجمه بیشتر برای مدارک شناسایی، تحصیلی، حقوقی، پزشکی، مالی و شرکتی استفاده می‌شود. نمونه‌هایی از مدارک قابل ترجمه رسمی:

  • شناسنامه

  • کارت ملی

  • پاسپورت

  • مدارک تحصیلی (دیپلم، ریزنمرات، دانشنامه)

  • اسناد ازدواج، طلاق، فوت

  • گواهی‌های کاری یا بانکی

  • احکام دادگاه یا قراردادها

۲. بررسی اعتبار و اصالت مدارک

قبل از ارائه مدارک برای ترجمه رسمی، باید از صحت و اعتبار آن‌ها مطمئن شوید:

  • اصل مدارک الزامی است. هیچ ترجمه رسمی‌ای از روی کپی مدارک انجام نمی‌شود مگر در موارد خاص که تاییدیه‌های مربوطه گرفته شده باشد.

  • خوانا بودن مدارک: اگر مدرک شما مخدوش یا ناخواناست، دارالترجمه ممکن است از انجام ترجمه آن خودداری کند.

  • مطابقت اطلاعات: نام و مشخصات فرد در همه مدارک باید با هم تطابق داشته باشند (مثلاً نام کوچک یا نام پدر در شناسنامه و مدارک تحصیلی باید یکسان باشد).

۳. دریافت تاییدیه‌ها پیش از ترجمه (در صورت نیاز)

برخی مدارک نیاز به تاییدیه‌های خاص دارند تا قابل ترجمه رسمی باشند یا بتوان آن‌ها را برای تاییدات وزارت امور خارجه و دادگستری ارسال کرد. مثلاً:

  • مدارک تحصیلی: باید ابتدا توسط آموزش و پرورش یا وزارت علوم تأیید شوند.

  • گواهی‌نامه‌های صادره از شرکت‌ها: بهتر است روی سربرگ رسمی شرکت، دارای مهر و امضا و تاریخ صدور باشند.

  • وکالت‌نامه یا اسناد حقوقی: در صورت صدور توسط دفاتر اسناد رسمی، معمولاً آماده ترجمه‌اند. در غیر این صورت، باید مراحل ثبت رسمی را طی کنند.

۴. همراه داشتن ترجمه انگلیسی مدارک فارسی (در صورت وجود)

اگر مدرکی قبلاً به صورت غیررسمی ترجمه شده است، می‌توانید آن را همراه داشته باشید تا در تنظیم ترجمه رسمی سرعت عمل بیشتری ایجاد شود، اما توجه داشته باشید که دارالترجمه رسمی ترجمه را از روی اصل مدرک انجام خواهد داد.

۵. انتخاب دارالترجمه معتبر

برای جلوگیری از مشکلات بعدی، ترجمه مدارک خود را تنها به دارالترجمه‌های رسمی و دارای مجوز بسپارید. این مراکز با مترجمان رسمی دارای کد نظام ترجمه قوه قضائیه همکاری دارند و می‌توانند در صورت نیاز ترجمه‌ها را برای تاییدات دادگستری و امور خارجه نیز ارسال کنند.

۶. زمان‌بندی مناسب برای ترجمه

ترجمه رسمی برخی مدارک ممکن است به چند روز زمان نیاز داشته باشد؛ به‌خصوص اگر تعداد مدارک زیاد باشد یا نیاز به تاییدات خاصی داشته باشند. بنابراین:

  • حداقل ۷ تا ۱۰ روز زودتر از موعد نهایی اقدام کنید.

  • در صورت نیاز به تاییدات، زمان بیشتری در نظر بگیرید.

  • تعجیل در ترجمه ممکن است هزینه بیشتری داشته باشد.

۷. پرسش و پاسخ‌های رایج

آیا کپی برابر اصل مدارک هم قابل ترجمه رسمی است؟
فقط در صورتی که تاییدات رسمی (مثلاً از دفترخانه) داشته باشد، ممکن است برخی دارالترجمه‌ها آن را بپذیرند، اما اصل مدرک ارجحیت دارد.

آیا مدارک صادره از خارج کشور قابل ترجمه رسمی هستند؟
بله، در صورتی که توسط سفارت یا نهاد رسمی کشور مربوطه تایید شده باشند.

اگر نام من در یک مدرک با نام رسمی در پاسپورت متفاوت باشد، چه باید کرد؟
باید مدارکی مانند گواهی تطبیق یا کارت ملی جدید ارائه شود تا دارالترجمه بتواند نام درست را در ترجمه وارد کند.

آماده‌سازی صحیح مدارک پیش از ارائه برای ترجمه رسمی، از اهمیت زیادی برخوردار است. با رعایت نکاتی مانند بررسی اصالت مدارک، دریافت تاییدیه‌های لازم و انتخاب دارالترجمه معتبر، می‌توانید روند ترجمه رسمی را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهید و از بروز مشکل در مراحل بعدی جلوگیری کنید.